Smart Working: come funziona il lavoro agile e quali vantaggi può garantire alle aziende

Lo Smart Working è una tra le modalità lavorative più innovative. Un’organizzazione del lavoro flessibile e moderna, senza vincoli né di luogo né di orario, volta a ottimizzare il rendimento individuale tramite il bilanciamento tra vita privata e lavorativa.

Cosa significa Smart Working?

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali lo definisce così:

“Lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Infatti, il lavoro agile si distacca dalla classica concezione dell’attività svolta per un numero di ore definito e in spazi aziendali specifici. È una nuova filosofia manageriale che si pone lo scopo di migliorare il rendimento individuale e aziendale tramite il work-life balance, ovvero l’equilibrio perfetto tra produttività individuale e qualità della vita del lavoratore. In altre parole il dipendente potrà svolgere la propria mansione in qualsiasi luogo e a qualsiasi orario. Ciò che conta non è il monte ore, bensì il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Lo Smart Working non è solo una misura volta al miglioramento del welfare aziendale. Si colloca perfettamente all’interno del continuo cambiamento culturale deli ultimi anni. Infatti, l’evoluzione tecnologica apre le porte a un mondo lavorativo 4.0 costantemente connesso. La Digital Transformation consente di creare network professionali e di svolgere attività lavorative a distanza. Partendo da questo presupposto, il luogo fisico dell’ufficio non risulta più così indispensabile per lavorare. Infatti, tutti possiedono un portatile o uno smartphone e dispongono di una connessione dati per navigare online.

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano stima che nel 2018 in Italia siano presenti circa 500.000 smart worker, molti facenti parte di Piccole e Medie Imprese. I benefici di questa organizzazione sono evidenti. Grazie all’equilibrio tra vita privata e lavorativa, la produttività individuale dei lavoratori è aumentata del 15% in un anno. Se da una parte lo Smart Working garantisce benefici significativi ai lavoratori, dall’altra risultano evidenti anche i vantaggi in termini di produttività riscontrati dalle attività.

Scopriamo insieme cosa dice la normativa in Italia, come si può fare Smart Working e quali sono i vantaggi per le aziende che scelgono di praticarlo.

 

Smart Working in Italia: normativa e contratto di lavoro

Lo Smart Working in Italia è regolamentato dalla Legge 81/2017 che, oltre a definirne il funzionamento, si concentra particolarmente sul cambiamento dei modelli organizzativi aziendali. Infatti, tutte le attività che desiderano fare Smart Working dovranno rivedere e rivoluzionare la propria struttura. È fondamentale definire obiettivi dinamici e investire tempo e denaro in formazione del personale e dispositivi tecnologici per lavorare a distanza. Smart Working non è per forza Remote Working: la filosofia “smart” è anche all’interno dell’ufficio. Ogni azienda deve organizzare spazi di condivisione per sviluppare creatività, team building e collaborazione.

A livello burocratico, la Legge 81 del Giugno 2017 afferma che la modalità lavorativa smart può essere avviata mediante un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore. A partire dal 15 Novembre 2017, l’accordo deve essere inviato telematicamente mediante la specifica piattaforma online messa a disposizione sul portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Le aziende che sottoscrivono molti accordi di lavoro agile potranno comunicarlo al Ministero in modo massivo.

Smart working contratto individuale, ecco le informazioni che dovrà contenere l’accordo per essere valido:

  • Dati generali del datore di lavoro;
  • Dati generali del dipendente;
  • Durata dell’accordo: può essere a tempo determinato o indeterminato;
  • Modalità di recesso: in caso di contratto a tempo indeterminato, ognuna delle parti può esercitare il recesso con un preavviso di 30 giorni (90 per i lavoratori disabili);
  • Diritto di disconnessione del lavoratore: dovranno essere specificate le modalità con le quali il dipendente lavorerà, con particolare riguardo alle ore lavorative. Lo Smart Working non deve tramutarsi in un lavoro senza orari che supera il limite concesso dalla normativa vigente;
  • Modalità di registro presenze;
  • Modalità di controllo disciplinare: devono essere specificate le modalità di monitoraggio dell’operato del lavoratore al di fuori dell’area aziendale.

Infine, la normativa riserva particolare attenzione ai diritti dello smart worker. Infatti, ai lavoratori agili deve essere garantito un trattamento di parità rispetto agli altri colleghi. In altre parole, il trattamento economico e in termini di sicurezza deve essere lo stesso. Inoltre, questi lavoratori hanno diritto alle misure di tutela previste in caso di infortuni anche per le prestazioni lavorative svolte al di fuori dell’area aziendale.

 

Smart Working in Italia: la situazione tra grandi aziende, PMI e Pubblica Amministrazione

Come affermato in precedenza, il fenomeno dello Smart Working sta riscontrando in Italia un successo crescente anno dopo anno. Ma la diffusione di questa tipologia di lavoro è davvero equa? Solo le grandi imprese utilizzano il lavoro agile o anche le PMI e la Pubblica Amministrazione? Scopriamolo insieme:

  • Il lavoro agile nelle grandi aziende

Le aziende più strutturate e ampie sono quelle che per prime, nel nostro Paese, hanno cercato di inserire lo Smart Working nelle proprie modalità lavorative. I risultati sono stati fin da subito particolarmente soddisfacenti: infatti, il miglior bilanciamento tra vita lavorativa e privata ha portato ottimi effetti in termini di rendimento personale dei lavoratori. Generalmente, all’interno delle grandi imprese lo Smart Working viene associato al lavoro “ad obiettivi”: la vecchia concezione delle ore di lavoro obbligatorie viene eliminata per lasciare spazio a un’organizzazione delle attività più libera e meno limitante. Non è importante la quantità di ore passate a lavorare, bensì la qualità. Proprio per questo, generalmente, il leader del team stabilisce degli obiettivi e delle tempistiche: saranno gli smart worker, sulla base delle proprie esigenze, ad organizzare il lavoro nel modo migliore per raggiungere risultati ottimi nel minor tempo possibile. 

  • Il lavoro agile nelle Piccole e medie imprese

Se all’interno delle aziende più organizzate lo Smart Working è all’ordine del giorno, le PMI italiane si mostrano ancora restie verso questa modalità di lavoro. Infatti, una recente ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ha analizzato la diffusione del lavoro agile all’interno di imprese italiane con un numero di addetti compreso tra i 10 e i 250 dipendenti: il 12% di queste realtà ha già optato per l’utilizzo di soluzioni di Smart Working e solo il 3% si dichiara possibilista in merito. In realtà esistono anche numerose PMI che affermano di non conoscere le modalità di applicazione del lavoro agile. Sebbene i dati attuali non mostrino una diffusione particolarmente ampia, l’Osservatorio stima che nei prossimi anni potrebbe verificarsi uno sviluppo rapido dello Smart Working anche all’interno delle PMI.

  • Il lavoro agile nella Pubblica Amministrazione

Proprio come all’interno del mondo delle PMI, lo Smart Working risulta un fenomeno poco diffuso anche all’interno delle Pubbliche Amministrazioni. Infatti, la stessa ricerca dell’Osservatorio ha evidenziato che circa il 16% delle PA ha messo in atto iniziative di lavoro agile. Ma, al contrario di quanto accade per le PMI, le Pubbliche Amministrazioni risultano informate riguardo alle modalità di attuazione dello Smart Working. Infatti, l’approvazione della Legge sul Lavoro Agile e i numerosi progetti sul tema hanno contribuito alla sensibilizzazione del settore sull’argomento. Anche in questo caso si stima una diffusione significativa dello Smart Working nel breve periodo.

 

Lavoro agile e trasformazione digitale: la soluzione ideale nei momenti di crisi

Smart Working e Digital Transformation sono due facce della stessa medaglia: infatti, la tecnologia e i dispositivi connessi sono fondamentali per poter creare delle reti di lavoro a distanza. Proprio per questo, il lavoro agile si rivela un alleato indispensabile soprattutto nei momenti di crisi, come l’attuale emergenza sanitaria, sociale ed economica provocata dalla diffusione del nuovo Coronavirus.

Infatti, in questa condizione completamente extra-ordinaria, il lavoro agile si è rivelato l’unica alternativa valida per poter continuare numerose attività commerciali. Per quale motivo? Perché lo Smart Working consente ai lavoratori di portare avanti le proprie mansioni da remoto, utilizzando i propri dispositivi, senza doversi necessariamente recare sul luogo di lavoro. In questo modo l’attività lavorativa può essere portata avanti nel completo rispetto delle misure di lockdown previste dalle Istituzioni per limitare la diffusione del Covid-19.

Per attuare al meglio il lavoro agile entrano in gioco piattaforme di condivisione online, spazi di archiviazione Cloud e server aziendali connessi. La presenza di reti aziendali online deve essere sempre sicura e tutelata: infatti, gli attacchi hacker, grazie all’aumento dei dati presenti in rete, sono in continua crescita. Proprio per questo è fondamentale prestare particolare attenzione agli accorgimenti di sicurezza informatica necessari per tutelare la propria attività.

Durante questo particolare periodo di crisi economica, sono state le stesse Istituzioni a incentivare aziende e PA a utilizzare lo Smart Working:

  • Il Decreto Legge n. 6 del 23 Febbraio 2020, riguardante la diffusione del nuovo Coronavirus, ha stabilito che “il lavoro agile è applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”;
  • La Direttiva n. 1/2020 – Emergenza epidemiologica Covid-19 si rivolge alle Pubbliche Amministrazioni incentivando l’utilizzo del lavoro agile: riunioni telematiche e convegni online sono le soluzioni proposte per continuare l’attività lavorativa;
  • La Direttiva n. 2/2020 – Emergenza epidemiologica Covid-19 è stata firmata il giorno 12 Marzo per rafforzare ulteriormente l’implementazione dello Smart Working nelle PA. Il lavoro agile diventa la modalità di lavoro ordinaria per riuscire ad assicurare ai cittadini i servizi essenziali anche durante questo momento di difficoltà.

 

Lavorare in Smart Working: 3 vantaggi per le aziende

Scopriamo quali sono i maggiori vantaggi che il lavoro agile garantisce alle aziende:

  1. Aumento della produttività

Uno Smart Working ben organizzato è in grado di aumentare notevolmente la produttività di un’azienda. Infatti, i singoli lavoratori, grazie alla conciliazione ottimale tra vita privata e lavorativa, si renderanno maggiormente produttivi. Mediante questa modalità lavorativa, l’imprenditore potrà responsabilizzare i propri dipendenti e valorizzarne l’operato. Monte ore e luogo di lavoro passano completamente in secondo piano, lasciando spazio a lavoro intelligente e obiettivi aziendali concreti. A prova di ciò, i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano segnalano un aumento produttivo del 15% per le realtà che scelgono il lavoro agile.

  1. Riduzione dei costi

A fronte degli investimenti sostenuti dal datore di lavoro per garantire ai propri dipendenti una corretta attrezzatura tecnologica, ogni azienda potrà riscontrare un risparmio significativo. Infatti, tutti i costi legati all’utilizzo degli spazi d’ufficio per infinite ore di lavoro (spesso poco produttive) vengono minimizzati. Inoltre, il lavoro smart comporta una razionalizzazione delle risorse, volte esclusivamente al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

  1. Creazione di un ambiente lavorativo sano

Come già affermato, il lavoro agile non è solo lavoro a distanza. La filosofia manageriale smart riguarda anche gli ambienti d’ufficio. Lo Smart Office non è esclusivamente un luogo tecnologico. È uno spazio sano, all’interno del quale collaborazione, innovazione e condivisione hanno un’importanza indispensabile. Gli ambienti dell’ufficio innovativo sono pensati per i dipendenti: spazi creativi, mense condivise e aule per brevi break in compagnia. Tutto questo è Smart Working: migliorare il welfare dei dipendenti significa migliorare il rendimento aziendale.

 

Lavoro Smart: 3 vantaggi per i lavoratori

Ecco come il lavoro agile migliora l’attività dei dipendenti:

  1. Bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata

Lo scopo primario dello Smart Working è il raggiungimento del work-life balance, ovvero l’equilibrio perfetto tra lavoro e tempo libero. Infatti, l’assenza di orari rigidi e di spostamenti scomodi per raggiungere l’ufficio sono benefici importanti per ogni lavoratore. Poter lavorare a casa propria o in spazi particolarmente creativi garantisce un aumento della produttività individuale non indifferente.

  1. Flessibilità

La mancanza di orari rigidi e di postazioni statiche durante l’attività lavorativa garantisce flessibilità e migliore organizzazione del tempo. Infatti, spesso l’attività lavorativa non rende le persone padrone del proprio tempo: con il lavoro smart è possibile svolgere al meglio il proprio impiego senza trascurare la vita privata.

  1. Maggiore soddisfazione personale

Il lavoro agile presuppone che il lavoratore conosca quali siano gli obiettivi aziendali da raggiungere e svolga la propria attività nel modo che egli stesso giudica ottimale. La responsabilizzazione e l’autoconsapevolezza derivanti dallo Smart Working consentono al dipendente di ottimizzare tutte le ore lavorative per raggiungere l’obiettivo finale. Questa modalità di lavoro garantisce al lavoratore una maggiore soddisfazione personale data dal raggiungimento di ogni traguardo prefissato.

 

Come gestire un team di lavoro a distanza? 3 consigli utili

Se la tecnologia e i dispositivi connessi sono alleati essenziali per gestire correttamente lo Smart Working, l’organizzazione è altrettanto importante. Ecco 3 utili consigli per coordinare al meglio il lavoro agile nella tua azienda:

  1. Pianifica le attività e determina delle tempistiche

Per gestire al meglio un team di lavoro a distanza è fondamentale prefissare degli obiettivi e delle tempistiche per raggiungerli. In questo modo ogni membro del team avrà ben chiara la propria mansione e potrà lavorare in modo corretto per centrare l’obiettivo finale. Anche le tempistiche sono essenziali: aiutano i lavoratori ad organizzarsi nel modo migliore per bilanciare al meglio l’attività lavorativa e la vita privata.

  1. Mantieni il contatto con il tuo team: organizza riunioni e meeting a distanza

Quando si lavora da remoto è fondamentale non isolarsi: mantenere il contatto quotidiano con il proprio team è indispensabile per continuare a condividere attività e risultati. Per questo, è sempre consigliato organizzare delle riunioni settimanali in videochiamata: si possono utilizzare strumenti e piattaforme come Skype, Hangouts o Zoom. I meeting non sono utili solo per pianificare il lavoro: sono essenziali anche per continuare a fare team building a distanza condividendo momenti di svago, come per esempio la normale pausa caffè.

  1. Utilizza documenti condivisi per tenere sotto controllo l’avanzamento del lavoro

Per organizzare al meglio l’attività lavorativa e monitorare l’operato di un team, è indispensabile utilizzare documenti condivisi o piattaforme Cloud. Infatti, in questo modo ogni lavoratore potrà aggiornare l’avanzamento della propria attività su un documento visibile a tutti: sarà semplice tenere sotto controllo l’operato di tutto il team in vista del raggiungimento degli obiettivi prefissati.

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