Fattura proforma, guida completa: tutto ciò che devi sapere
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Che cos’è una fattura proforma?
La fattura proforma è un documento contabile assimilabile alla tradizionale fattura, ma privo di valore fiscale: pertanto non implica alcun obbligo fiscale o di pagamento da parte del cliente. In altre parole, si tratta di una vera e propria “pre-fattura”, ovvero un documento che anticipa l’emissione della fattura vera e propria.
La fattura proforma viene utilizzata da molte attività come documento informativo e riassuntivo al fine di fornire preventivamente al cliente un riepilogo riguardante i beni o i servizi che saranno oggetto della fatturazione reale: in questo modo l’acquirente potrà verificare la correttezza dei dati e, quando necessario, richiedere eventuali modifiche e correzioni.
Scopriamo insieme quando conviene emettere una fattura proforma, come si compila e perché può essere utile per la tua attività.
Chi può emettere fattura proforma?
Qualsiasi soggetto IVA ha la possibilità di emettere questo documento contabile provvisorio. In realtà, questa pre-fattura è spesso utilizzata da professionisti o da aziende che operano nel settore import/export per verificare preventivamente la correttezza dei dati di fatturazione ed evitare emissioni di fatture errate.
È importante ricordare che, con determinate attenzioni, l’emissione di una fattura provvisoria non implica l’anticipo del pagamento dell’IVA da parte del professionista: infatti, non essendo valido ai fini fiscali, questo documento non risponde all’articolo 6 comma 3 del DPR 633/72 secondo cui l’emittente è tenuto a versare il corrispettivo IVA nel momento dell’emissione del documento fiscale.
Fattura proforma: quando e perché si emette?
La fattura proforma viene emessa sempre prima del documento ufficiale con valenza fiscale. Ecco quali sono le motivazioni che generalmente portano all’emissione della fattura provvisoria:
- Inviare al cliente un documento riepilogativo riguardo ai beni e ai servizi oggetto di fatturazione;
- Fornire un documento facsimile della fattura prima dell’emissione del documento ufficiale con valore fiscale;
- Assicurarsi che il cliente riceva un’anteprima del documento e corregga eventuali errori di compilazione;
- Ritardare, per le prestazioni di servizi, la fatturazione elettronica definitiva ed effettuarla solo al momento del pagamento del cliente.
L’emissione di una fattura proforma deve necessariamente essere seguita dall’emissione di un documento ufficiale, ovvero la fattura elettronica con valenza fiscale che documenta l’attività soggetta a fatturazione.
Come compilare una fattura proforma: i 3 requisiti di distinguibilità
Come compilare una fattura proforma? Questo documento non presenta particolari vincoli di compilazione né di impaginazione. La struttura di una fattura provvisoria è molto simile a quella di una fattura tradizionale: proprio per questo è indispensabile che il documento proforma sia dotato di alcuni requisiti di distinguibilità, ovvero alcuni elementi in grado di mostrare che la fattura sia un facsimile e non un documento fiscale vero e proprio.
Ecco quali sono i 4 requisiti di distinguibilità che una fattura proforma deve necessariamente presentare:
- Dicitura “Pro Forma” nell’intestazione del documento;
- Numero progressivo della fattura proforma (totalmente indipendente dal numero progressivo utilizzato per le fatture elettroniche ordinarie);
- Formula/dicitura standard a piè di pagina: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72)”;
- Mancata indicazione dell’IVA o anche solo dell’aliquota nel documento.
Come fare una fattura proforma: i dati di compilazione
In aggiunta ai tre elementi di distinguibilità sopra elencati, una fattura proforma deve riportare tutti i dati contenuti all’interno di una fattura tradizionale:
- Data di emissione del documento;
- Dati completi dell’emittente, ovvero nominativo, ragione sociale, numero di P.IVA e indirizzo aziendale;
- Dati completi del cliente, ovvero nominativo, dati personali, ragione sociale, numero di P.IVA e indirizzo;
- Descrizione dei prodotti o servizi oggetto della transazione: nome, tipologia, quantità ed eventuali note;
- Prezzi unitari di ogni prodotto;
- Eventuali ritenute d’acconto o rivalsa ai fini previdenziali.
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