Buoni pasto: guida completa e vantaggi per azienda e dipendenti

Buoni pasto, tutto ciò che c’è da sapere: normativa, funzionamento, convenienza e vantaggi per dipendenti, aziende e esercenti convenzionati

Il buono pasto è un servizio che l’azienda garantisce al lavoratore dipendente in sostituzione alla mensa per il pranzo. Esistono due tipologie di ticket restaurant: buoni pasto cartacei, forniti con il classico carnet, e buoni pasto elettronici, contenuti in una tessera plastificata con chip magnetico.

Cosa sono i buoni pasto?

I buoni pasto nascono nel Regno Unito intorno agli anni ’50 e arrivano in Italia circa 20 anni dopo. Lo scopo di questi ticket è garantire ai lavoratori dipendenti il servizio mensa sul posto di lavoro anche in assenza di un effettivo luogo fisico nel quale consumare il pranzo. Oggi, secondo le stime di Confcommercio, i buoni pasto elettronici e cartacei sono utilizzati da circa 2.5 milioni di italiani. Infatti, insieme al fringe benefit auto aziendale, sono uno dei benefit più apprezzati dai lavoratori dipendenti.

Ma cosa sono i buoni pasto? In primo luogo i ticket restaurant non sono veri e propri strumenti di pagamento, bensì sono “single purpose voucher”, ovvero sono utilizzabili esclusivamente in sostituzione del servizio mensa e non per altri pagamenti. Si possono impiegare solo presso gli esercizi commerciali autorizzati quali bar, ristoranti, agriturismi, ittiturismi e supermercati. I buoni possono essere utilizzati unicamente dal titolare della carta o del carnet – anche nei giorni non lavorativi – e non sono commercializzabili. Vanno impiegati interamente: in altre parole, il dipendente non può richiedere il resto in contante.

Ma perché un’azienda dovrebbe scegliere di offrire buoni pasto ai propri dipendenti? Perché costituiscono un vero e proprio reddito non tassato, un benefit esclusivo per aziende e dipendenti. Infatti, secondo la normativa vigente, l’azienda non ha alcun costo di tassazione per i ticket di valore non superiore a 5,39 Euro giornalieri (se cartacei) e di 7 Euro giornalieri (se elettronici).

Scopriamo insieme cosa dice la normativa di riferimento, come funziona il circuito dei ticket restaurant e quali sono i vantaggi che i buoni pasto elettronici garantiscono ad aziende, dipendenti e negozianti convenzionati.

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Buoni pasto normativa

La normativa italiana riguardante i ticket restaurant è il Decreto Ministero dello Sviluppo Economico n. 122/2017. Buoni pasto a chi spettano?

• A lavoratori subordinati – a tempo pieno o parziale – anche qualora l’orario lavorativo giornaliero non includa alcuna pausa pranzo;
• A lavoratori che hanno instaurato con il committente un rapporto di collaborazione, come per esempio i lavoratori coordinati e continuativi (co.co.co.).

Inoltre, secondo la sentenza n. 22702/2014 della Corte di Cassazione, hanno diritto ai buoni pasto anche:

• I lavoratori che impiegano la propria pausa per svolgere attività lavorative;
• I lavoratori ai quali non è concesso giungere alla propria abitazione nel tempo dedicato alla pausa pranzo a causa dei tempi di percorrenza;
• Le lavoratrici con congedo di maternità obbligatorio o congedo di maternità anticipata.

Le aziende non sono tenute ad erogare i buoni pasto in modo obbligatorio. Infatti, i buoni pasto rientrano nella categoria dei fringe benefit, ovvero i vantaggi che l’azienda concede ai propri dipendenti in modo aggiuntivo rispetto alla normale retribuzione. Pertanto, l’erogazione dei buoni diviene obbligatoria per il datore di lavoro esclusivamente in presenza di un accordo scritto all’interno del contratto collettivo o individuale.

Come già affermato, i buoni non sono commercializzabili e possono essere utilizzati esclusivamente dal lavoratore proprietario del carnet cartaceo o della tessera magnetica. Inoltre, con il Decreto 122/17 del Ministero dello Sviluppo Economico i buoni diventano cumulabili fino a un massimo di 8 per singola transazione.

Con lo stesso Decreto, il Governo si impegna a incentivare l’utilizzo dei buoni pasto elettronici rispetto a quelli cartacei. Oltre ad essere una soluzione visibilmente più sostenibile, i buoni digitali risultano più comodi per i lavoratori (niente più carnet cartaceo) e più economici per le aziende (niente più spedizioni di plichi cartacei). Inoltre, i ticket elettronici risultano maggiormente tracciabili: esistono App per smartphone in grado di registrare tutte le transazioni eseguite e il saldo corrente dei propri ticket.

 

Buoni pasto come funzionano

Il circuito dei ticket restaurant comprende sempre quattro attori principali:

1. Società autorizzate che emettono fisicamente i buoni;
2. Aziende pubbliche o private che li acquistano;
3. Dipendenti e lavoratori che ne beneficiano;
4. Esercizi commerciali convenzionati che aderiscono al network.

Come funziona il ciclo dei buoni pasto?

1. In primo luogo, il datore di lavoro stipula un contratto con una società autorizzata per l’emissione di buoni pasto cartacei o elettronici. Il valore dei buoni viene definito dallo stesso datore di lavoro sulla base delle necessità aziendali;
2. L’azienda emettitrice riceve l’ordine:

• Se i buoni in questione sono cartacei, emetterà numerosi carnet formati da una matrice e il numero di buoni pasto spettante al dipendente;
• Al contrario, se i ticket sono elettronici, crea una card magnetizzata per ogni dipendente dell’azienda ordinante;

3. A questo punto, ogni lavoratore riceve il proprio carnet (mensilmente) o la propria carta personalizzata (una sola volta). Infatti, i buoni cartacei vengono consegnati nel carnet una volta al mese, quelli elettronici vengono caricati da remoto sulla carta. Su ogni card magnetica ci sono: un numero identificativo, il proprio nome e cognome, il nome della propria azienda e il nome del circuito di buoni elettronici utilizzato. Tutti i servizi di ticket elettronici dispongono di App integrate in grado di segnalare in modo rapido e semplice tutte le strutture convenzionate. Un vero e proprio store locator in grado di segnalare chi potrà accettare i buoni pasto;
4. Il lavoratore si reca in uno degli esercizi commerciali convenzionati e, al momento del pagamento dovrà:

• In caso di buoni cartacei, consegnare i buoni all’esercenti strappando dal libretto il numero di ticket necessari al pagamento, conservandone sempre la matrice;
• In caso di buoni elettronici, consegnare la propria card all’esercente. La carta viene inserita in un lettore di pagamento POS specifico, unico strumento in grado di accettare i ticket restaurant. L’importo corrispondente alla spesa viene scalato dal totale presente sulla tessera. Nel momento del pagamento, il POS si collega direttamente al server centrale della società emettitrice per registrare tutte le transazioni. Dopo aver effettuato il pagamento, l’esercente consegna la ricevuta al cliente.

 

Buoni pasto scaduti: come fare?

Tutti i buoni pasto sono soggetti a data di scadenza. Infatti, sui ticket cartacei è riportata fisicamente la data di termine validità, mentre per i buoni elettronici è indicata nelle App legate al servizio.

Cosa fare in caso di buoni pasto scaduti inutilizzati? In questi casi, il lavoratore può rivolgersi all’ufficio personale della propria azienda per cercare di recuperare i soldi mediante nuovi ticket validi. Non potrà in alcun modo mettersi in contatto con la società emettitrice: solo il datore di lavoro può farlo. La richiesta del dipendente non prevede necessariamente un responso positivo. Infatti, non tutte le società emettitrici prevedono un rimborso buoni pasto.

È comunque fondamentale che il lavoratore si impegni a non perdere il benefit riconosciuto dall’azienda e quindi a evitare di far scadere i buoni pasto.

 

Buoni pasto per esercizi commerciali convenzionati: vantaggio o svantaggio?

Bar, ristoranti, locali e supermercati sono gli esercizi commerciali convenzionati in grado di accettare i ticket pasto cartacei o elettronici. I buoni pasto possono rivelarsi un’arma a doppio taglio per i negozianti convenzionati. Infatti, esiste sempre una commissione di incasso che il negoziante deve versare all’azienda emittente: questo implica inevitabilmente un guadagno minore. Al contrario però, non accettare i ticket pasto potrebbe rivelarsi poco funzionale, soprattutto per bar e ristoranti situati nei pressi di uffici e sedi lavorative. Infatti, i lavoratori prediligono sempre trascorrere la propria pausa pranzo in locali convenzionati per utilizzare i buoni come metodo di pagamento.

I dubbi degli esercenti riguardano in particolar modo i buoni pasto elettronici. Infatti, nell’ultimo periodo stanno ottenendo particolare successo poiché sono comodi e pratici sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Molti esercenti pensano che l’utilizzo di ticket elettronici richieda un ulteriore miglioramento degli strumenti di accettazione a propria disposizione. Infatti, per i negozianti convenzionati esistono sia vantaggi notevoli derivanti dall’accettazione di buoni elettronici, sia svantaggi che non passano inosservati.

Quali sono i vantaggi di accettare buoni elettronici?

1. Gestione più rapida della contabilizzazione: tutti i processi di pagamento avvengono in modo elettronico. In questo modo il trasferimento di dati e le transazioni dalla società emittente saranno effettuate più velocemente;
2. Riduzione del rischio di smarrimento dei buoni: non avendo più buoni cartacei da incassare, anche il rischio di perdere l’incasso sarà notevolmente minore;
3. Velocizzazione e digitalizzazione dei processi di pagamento: accettare pagamenti con le card elettroniche è semplice come accettare un pagamento con carta di credito. I clienti saranno più soddisfatti e si potranno evitare le classiche code infinite alle casse.

Ma, esistono anche alcune lacune nel processo di diffusione dei ticket elettronici:

1. Commissioni di incasso leggermente più elevate per gli esercenti convenzionati (rispetto a quelle dei ticket cartacei);
2. Impossibilità di accettare circuiti diversi di ticket con un unico terminale POS: come già spiegato, i ticket elettronici, per essere accettati, necessitano di un terminale di pagamento POS in grado di leggere la card sulla quale vengono accumulati. Ma, i buoni possono appartenere a diversi circuiti, ognuno con un terminale di accettazione differente. In altre parole, un esercente, per poter accettare tutte le tipologie di buoni elettronici, dovrebbe dotarsi di 5/6 terminali POS. Non esiste ancora un unico dispositivo in grado di accettare buoni in modo indifferenziato. Infatti, creare un POS unico per i buoni pasto è sicuramente tra le prerogative fondamentali delle manovre legislative in materia previste per il 2020.

 

Buoni pasto cartacei o elettronici? 3 vantaggi per aziende e lavoratori

I buoni pasto elettronici si stanno diffondendo rapidamente. Infatti, molte aziende li preferiscono ai classici ticket cartacei. Scopriamo perché:

1. Maggiore soddisfazione in azienda

I buoni pasto elettronici sono uno dei fringe benefit più apprezzati dai lavoratori. Infatti, è possibile tenere sempre con sé la comoda tessera magnetica all’interno del portafoglio. I ticket possono essere utilizzati per condividere momenti di break con il proprio team, per pagare una cena fuori con il partner o per risparmiare sull’acquisto di alimenti al supermercato: tutto questo senza il bisogno di portare con sé lo scomodo carnet cartaceo. Il vantaggio per i dipendenti è evidente. Garantire un fringe benefit come i buoni pasto elettronici ai propri dipendenti è particolarmente vantaggioso anche per l’azienda. Infatti, i lavoratori risulteranno maggiormente soddisfatti e questo porterà ad un aumento della produttività individuale e globale dell’azienda.

2. Costi aziendali ridotti – stipendio dipendente aumentato

Come già affermato, i buoni pasto in busta paga rappresentano un reddito completamente non tassato. Infatti, se da una parte lo stipendio del dipendente verrà inevitabilmente aumentato, dall’altra l’azienda potrà abbattere i costi in modo significativo. I buoni pasto elettronici sono interamente deducibili rispetto a IRAP e IRES e non sono sottoposti a costi IRPEF. L’unico onere di questo servizio è l’IVA agevolata al 4% completamente detraibile per buoni elettronici del valore di 7 Euro per giorno (per i buoni cartacei è meno conveniente, in quanto il valore detraibile si ferma a 5,29 Euro giornalieri).

3. Maggiore comodità per azienda e lavoratori

I buoni pasto elettronici sono una soluzione molto più comoda rispetto a quelli cartacei. Infatti, l’azienda potrà risparmiare sui costi logistici legati ai ticket e avrà modo di ridurre il rischio di smarrimento dei carnet durante le spedizioni. Inoltre, potrà amministrare al meglio la procedura di monitoraggio dei fringe benefit concessi ai dipendenti. I dipendenti potranno invece utilizzare comodamente la propria card elettronica buoni pasto, proprio come se fosse una carta di credito, senza dover ogni volta strappare un ticket conservandone la matrice. Inoltre, in caso di furto, la tessera potrà essere bloccata senza perdere l’intero valore dei buoni caricati. Infine, un altro notevole vantaggio per i dipendenti è garantito dalle App collegate ai nuovi ticket digitali. Questi programmi consentono di trovare gli store convenzionati più vicini e di tenere comodamente sotto controllo dal proprio smartphone le transazioni eseguite e il saldo ticket corrente.

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